כיצד מכינים תוכנית עסקית למשרד עורכי דין

כמו בניין שלא יכול להתקיים בלא תכנון הנדסאי ואדריכלי, חשוב וחיוני  שלמשרד עורכי דין תהיה תוכנית עסקית.

מהי תוכנית עסקית ?
התוכנית העסקית הינה מסמך המפרט את כוונות המשרד, תחומי ההתמחות והעיסוק שלו, הכנסות והוצאות צפויות, על מה מבוססות ההערכות להכנסות מסוימות, ערוצי השיווק של שירותי המשרד, המיתוג שלו, כוח האדם שצפוי לאייש אותו, מי קהל היעד אליו פונים ועוד כהנה וכהנה נתונים והערכות שונים. תוכנית עסקית היא מסמך ניהולי, המכיל ניתוח כלכלי – עסקי של המשרד עבור בעל המשרד ויכולה לשמש אותו למטרות נוספות שונות. בנוסף התוכנית העסקית מתארת את מכלול הכוונות, הנתונים העסקיים והתחזיות להפעלה של המשרד. תוכנית עסקית טובה תתבסס על נתוני העבר אם קיימים ותיצור תחזית עתידית תוך הדגשת היתרון היחסי של המשרד.

התוכנית מהווה מעין תוכנית על למבנה: הניהולי, האסטרטגי, והתפעולי הצפוי והרצוי למשרד


מה עושים עם התוכנית עסקית?

התוכנית העסקית יכולה להיכתב בכמה רמות. בעל המשרד מחליט לאיזה צורך משמשת התוכנית ולפי זה בונים אותה.
בשלב הראשוני התכנית העסקית משמשת את בעל המשרד כמפת דרכים. עובדים על פיה ומתכננים את צעדי השיווק, ההתנהלות  הפיננסית, מצבת ואיכות כוח האדם ועוד וזאת על פי הרשום בה. כך יכול בעל המשרד לעקוב האם עמד ביעדים אותם הציב לעצמו.

תוכנית עסקית מקצועית יכולה לשמש גם על מנת להציגה בבנק לצורך קבלת הלוואה למימון הפעילות ההתחלתית של המשרד או הרחבתו, כדי להכניס שותף למשרד או לצורך שימושים שונים ובהם:

גיבוש והגדרת האסטרטגיה והטקטיקה להשגתה
בדיקת כדאיות להקמת המשרד, יצירת תחזית לעתיד המשרד:
ניסיון לצפות את רוב הבעיות מראש ובאופן מתוכנן. העלאת הדברים בכתב מאפשרת חשיבה על דרכים להימנע או לפתור בעיות צפויות ושאינן צפויות.
ארגון האינפורמציה העסקית ויצירת כלי למעקב ובקרה

מרכיבי התוכנית העסקית:
• תוכנית  שיווקית הכוללת ניתוח השוק והשירותים, קביעת יעדים וגיבוש התוכנית להשגתם.
• תוכנית פיננסית הכוללת את תוכנית ההשקעות, תחזית תזרים המזומנים ותכנון תקציב המשרד.
• תוכנית אסטרטגית הכוללת את הפעולות שיבוצעו במשרד מבחינת הבידול ותחומי ההתמחות והעיסוק שלו.
• תכנון המבנה הארגוני בהתאם לגיבוש רשימת המטלות והתפקידים הנדרשים למשרד.

שלבי כתיבת התוכנית העסקית:
שלב א – גיבוש הרעיון העסקי:
1. גיבוש החזון האישי והעסקי.
2. הגדרת הרעיון העסקי למימוש החזון.
3. הגדרת מהות המשרד וקהלי היעד שלו.
4. גיבוש מטרות ויעדים.
5. גיבוש הרעיון השיווקי מאחורי המשרד.

שלב ב – איסוף המידע העסקי:
1. מיפוי המידע הנדרש
2. איסוף וקליטת אינפורמציה ממקורות מידע שונים (אינטרנט, פרסומים).
3. מודיעין עסקי – מתחרים ישירים ועקיפים, נתוני שוק.

שלב ג – גיבוש וניסוח האסטרטגיה העסקית והיעדים:
1. קביעת האסטרטגיה העסקית להשגת המטרות
2. קביעת הטקטיקה למימוש האסטרטגיה
3. הערכת הביצועים העסקיים הצפויים – קביעת יעדים.

שלב ד – גיבוש התוכנית העסקית וכתיבתה.

גיבוש המטרה:
כל בעל משרד חייב לגבש ולהגדיר את המטרות למשרד.

חשוב שבגיבוש והגדרת המטרה ילקחו בחשבון הגורמים הבאים:

  • הגיונית – המטרה חייבת להיות בתחום ההגיוני והסביר (מטרה ברת השגה)(
  • כמותית – המטרה צריכה להיות כמותית, ניתנת לתיחום בזמן וניתנת למדידה
  • אישית – המטרה חייבת להיות אישית
  • ממוקדת – המטרה חייבת להיות ממוקדת
  • כתובה – המטרה צריכה להיות מנוסחת וכתובה

גיבוש אסטרטגיה:
שתי ההחלטות האסטרטגיות החשובות ביותר למשרד הן:
– מה להציע ללקוחות ( אילו שירותים ) ?
– למי להציע? – לאילו סוגי לקוחות (חברות, אנשים פרטיים, אנשי הון) ?
– החלטות אלו יתוו למשרד את מיקומו וכיוון התקדמותו

מבנה התוכנית העסקית:

  1.  שער / כותרת :
    • שם העסק
    • שמות הבעלים
    • לוגו
    • פרטי הבעלים – כתובת, טלפון, דואר אלקטרוני
    • תאריך הכנת התוכנית
  1. תוכן עניינים / אינדקס
  2. תמצית המנהלים:
    • תיאור הפירמה/המשרד.
    • השוק המיועד.
    • צוות הניהול.
    • תחזית פיננסית.
    • משאבים כספיים
  3. פרופיל בעלי המשרד :
    ניסיון עבר תוך הדגשת התכונות והניסיון המעניקים יתרון יחסי למשרד, פירוט מומחיות בעל/י המשרד.
  4. פרופיל המשרד:
    • תחומי הפעילות של המשרד
    • מטרות המשרד ויעדיו
    • הדגשת היתרונות היחסיים וההזדמנויות של המשרד
    • הצגת ההיסטוריה:
    – ניתוח מצב המשרד במישור הפיננסי, הצגת תמצית הדוחות הכספיים ויחסים פיננסיים עיקריים
    – ניתוח ביצועי המשרד או בעליו בעבר, התפתחויות עיקריות בתחום עריכת הדין ותחומים אחרים ובהם השיווקי והתפעולי.
    – בחינת מאפייני התפעול של המשרד כולל המבנה הארגוני
    – ניתוח מבנה המערך השיווקי ואופן תפקודו
    – ניתוח מיצוב המשרד בשווקי היעד השונים, איתור מתחרים וניתוח מצבם
    – ניתוח האווירה העסקית" בשווקי היעד, מגמות השוק ושינויים שחלו בשוק בשנים האחרונות
    – ניתוח חוזקים וחולשות של המשרד.
  5. תיאור השירותים:
    • תיאור השירותים והצורך עליהם הם עונים
    • ייחודו של השרות
    • מתחרים ישירים ועקיפים של השרות, מיצובו ביחס למתחרים וניתוח יתרונות וחסרונות.

  6. חקר שווקים וניתוח השוק:
    • תיאור שווקי היעד
    • בחינת גודל השוק
    • המאפיינים העיקריים של שווקי היעד
    • תיאור המתחרים העיקריים ובחינת עוצמתם בשווקים השונים
    • סקירת הגורמים המשפיעים ואשר ישפיעו בעתיד על התנהגות השוק ועוצמות הביקוש
    • אפיון נאמנות השוק לפירמות הקיימות והמוכרות
    • אפיון הלקוח הפוטנציאלי
    • תיאור התהליך השיווקי ושיטות השיווק המקובלות בתחום

שינויים ורגולציות צפויים אשר ישפיעו על המשרד.

  1. 8. אסטרטגיה שיווקית ותוכנית שיווק:
    • יעדי השיווק קביעת 
    • האסטרטגיה השיווקית

    • ניתוח SWOT – חוזקים, הזדמנויות, חולשות ואיומים
    • היערכות המשרד לשיווק ותיאור מערך השיווק
    • תיאור תהליך השיווק תת  תקציב השיווק

    תמחור ומדיניות חישוב שכר הטרחה

    תכנון שת"פים עם משרדי עורכי דין אחרים ועם גורמים בעיסוקים משיקים

סיכום

החשיבות הרבה של הכנת תוכנית עסקית לכל עסק אינה מוטלת בספק והדבר נכון גם לגבי משרד עורכי דין. בהתאם לגודל המשרד והמטרות של התוכנית העסקית תקבע גודל ההשקעה בהכנת התוכנית והיקפה.

גם למשרד של עורך דין אחד חשוב שתהיה תוכנית עסקית  ולו של דפים ספורים שיגעו בנקודות העיקריות של תוכנית עסקית.